札幌で少人数室内楽演奏を中心に活動する会 規約

（名称）
第1条　本会は、「札幌で少人数室内楽演奏を中心に活動する会」（通称「札幌室内楽」）と称する

（事務所）
第2条　本会の主たる事務所は札幌市内とする。事務所所在地が変更になる場合は、会員および関係者へ速やかに告知を行うこと

（目的）
第3条　本会は、室内楽演奏による交流と室内楽演奏環境の発展に努めることを目的とし、2021年4月29日設立とする

（事業・活動）
第4条　本会は、第3条の目的を達成するために次の事業・活動を実施する
（１）イベント開催及びイベントに関する人材育成
（２）イベント開催及びイベントに関する情報収集と提供
（３）イベント開催及びイベントに関する内外関係団体等との交流
（４）イベント開催及びイベントに関する調査研究
（５）イベント開催及びイベントに関する支援
（６）前各号に掲げるもののほか、本会の目的を達成するために必要な事業

（個人情報取り扱い）
第5条　本会は、個人情報の取り扱いについて、別途定める「札幌で少人数室内楽演奏を中心に活動する会における個人情報保護方針」に基づいて管理するものとする

（会員区分）
第6条　本会には、次の会員を置く
（１）正会員：本会の目的に賛同し、最低でも年に１回以上事業や活動に参加し、積極的に携わりながら協力しようとする個人及び団体
（２）賛助会員：前号に該当しないもので、本会の目的に賛同し、その事業に協力しようとする個人及び団体

（事務局）
第7条　本会の事業を統括し運営を担うもの及び、事務所を主な活動拠点として統括業務に従事するものの総称を「事務局」とする
（１）事務局は本会の事業活動における代表者や責任者及び外渉・内渉窓口としての役割を担う必要がある
（２）事務局は正会員資格を有する個人の中から代表を１名選出し、会員に告知しなくてはならない。代表に任期はなく、本会の事業活動に支障がなければ当人同士の了承をもって交代することも可能とする
（３）何らかの事情で引継ぎを行う前に代表が不在、または役目を全うすることが困難になってしまった場合、事務局は代表役の不在を把握次第速やかに次の代表を選出し、会員に告知しなくてはならない

（事務会員）
第8条　正会員としての登録を希望するものは、「演奏専任」、「事務専任」、「演奏・事務兼任」いずれかの分類を選択しなくてはならず、事務局が細則で別に定める「事務会員規約」にある申込方法によって事務局から承認された会員は、事務会員として次の義務と権利を有する
（１）事務局から作業協力を要請された際に、できる限り応じなくてはならない
（２）事業の活動範囲内であれば、必要な情報を閲覧することができる
（３）事務局の認める活動範囲内であれば、公式なものとして内外に札幌室内楽に関する情報発信を行うことができる

（会費）
第9条　本会の事業活動に経常的に生じる費用に充てるため、会員は事務局が細則で別に定める会費を毎年１２月３１日までに支払う義務を負う
（１）時勢や事業の状況によって現在の会費が適切ではないと判断された場合、事務局は会費の額を修正する権利を有する
（２）会費の改訂を行う場合、事務局は事前に理由を全会員に通達し、了承を得なければならない

（イベント開催・参加費）
第10条　本会の事業目的達成のため、会員は任意でイベントを企画・主催する権利を有する
（１）本会の団体名を冠するイベントの開催や、イベントの開催を会員に向けて告知・募集する場合、主催者は事前に事務局に企画趣旨の説明を行い承認を得なくてはならない
（２）イベント参加費は主催者が任意で設定できるが、「本会の団体名を冠するイベント」かつ参加費が有料となるイベントの場合、主催者は損益の分配について事前に事務局と取り決めを行わなくてはならない。
（３）開催するイベントに関連して事件・事故・苦情が発生した場合、主催は速やかに解決に向けて対応する義務を有し、同時に事務局に速やかな事情説明を行わなくてはならない。
（４）事務局は、「本会の団体名を冠するイベント」について、開催が適切ではないと判断した場合に、主催者に理由説明を行った上で中止を求めるか、団体名の利用禁止を求める権利を有する。

（会員資格の取得）
第11条 本会の目的に賛同するものであれば、いつでも正会員または賛助会員としての入会の申込みができる
（１）正会員または賛助会員として入会しようとするものは、事務局が定める申込手段によって必要情報を虚偽なく申告しなくてはならない
（２）新規入会者は、事務局から会員番号の発行が行われて登録完了したことを確認してから、３か月以内に定められた年会費を支払わなくてはならない
（３）入会希望者が規定通りの手続きで申込をしてきた場合、事務局は正当な理由がない限り、入会を認めなければならない
（４）事務局は、前号に該当するものの入会を認めないときは、速やかに、理由を付した書面または電子媒体をもって本人にその旨を通知しなければならない
（５）入会申込時点で１８歳未満の者は、事務局が別に定める「保護者同意書」の提出をもって、入会について保護者からの承諾があることを証明しなくてはならない

（任意退会）
第12条　会員は、退会希望の旨を事務局に申告することで、任意で退会できる。
（１）退会は口頭による申告は認められず、原則として事務局宛の書面または電子媒体によって本人から申告された内容のみを有効な退会申告とみなす
（２）会員本人が何らかの事情で退会申告をすることが困難な場合、事務局が定める代理人としての要件を満たしている人物であれば、本人に代わって退会申告ができる
（３）退会処理は退会申告を行った月の月末最終日に行われ、それまでは会員としての資格を有した状態とみなす
（４）退会処理が行われる日までに退会申告の取消を本人が希望した場合は、事務局は速やかに退会手続きを中止しなくてはならない
（５）退会処理を行うにあたって事務局は、本会で共有する会員名簿に掲載された該当会員の個人情報を削除しなくてはならない

（会員資格の喪失・除名）
第13条 過去１年間正会員および事務会員として、会員が主催するイベントや事務作業協力依頼に対して一度も参加していない場合、正会員としての資格を喪失し、賛助会員として会員種別を強制的に変更することになる。また、会員が次の各号のどれか一つに該当するに至ったときはその資格を喪失し、事務局にて退会申告後と同等の処理を行う。
（１）期日までに会費の支払いが完了していない会員
（２）会員情報登録時に虚偽の個人情報を登録、または変更がある場合に変更登録を行わないまま1か月以上経過している会員
（３）活動・登録状況から会員資格喪失要件に該当する疑いがある会員に対して事務局が送付する「会員継続意思確認」の書面送付後、期日までに事務局に会員継続希望の連絡がない会員
（４）規約違反または、本会の目的に反する行為等により事務局から強制退会になる旨の通達を受けた会員
※ただし事務局は、強制退会になる旨の通達を発する前に、最低２回以上の口頭または電子媒体による注意喚起を事前に行い、該当会員に対し弁明の機会を与えなければならない

（会員資格喪失に伴う権利及び義務）
第14条 会員が前三条の規定により会員資格を喪失した場合の権利及び義務について次のように定める。
（１） 会員資格を喪失した個人及び団体は本会に対する権利を失い、義務を免れるが、未履行の義務はこれを免れることができない。
（２） 本会は、会員がその資格を喪失しても、既に納入した会費その他の拠出金品は返還しない
（３） 事務局は事業の記録や資格喪失後の処理に必要であれば、会員情報を保持することができるが、それらを事業以外の目的で使用・開示してはならない

（会計報告）
第15条 会計報告は必要に応じて事務局が、書面または電子媒体によって会員に一定期間開示する形式で行う

（会計年度）
第16条 本会の会計年度は、毎年1月1日から12月31日までとする

（規約の変更・制定）
第17条 本会の事業活動や目的達成のために現行の規約が状況にそぐわないと判断した場合、事務局は規約の変更や制定を行うことができる
（１）事務局は規約の変更や制定を行う場合に、事前に全会員を対象とした意向調査を行い、その結果を報告しなくてはならない
（２）事務局からの意向調査に対して、期日までに回答を行わない会員や無効回答を行った会員の意向について、事務局代表に判断を委任したものとみなす

附則
この規約は、2026年1月1日から施行する。

１.正会員（事務専任）または正会員（演奏・事務兼任）として登録する際に、フォームによる会員情報登録と、後日事務局より案内される別フォームの登録送信後、３か月以内に当団体代表（または代表の承認を受けた代理者）との顔合わせを行い、事務局からの最終承認をもって正式な登録とする。それまでの登録申込者の会員種別は賛助会員と同じ扱いとする。

２.正会員（事務専任）は共有名簿に記載されない（名簿記載のメリットがないため）。

３.事務局の業務内容は、事前に通達された作業予定日と作業内容の中から、会員個人で判断して任意で協力する。正会員規定の「年１回以上の催し参加」か同程度の「事務作業への協力」に応じるものとする。

＜作業内容一例＞
・例会開催時の会場準備・受付・タイムテーブル管理などの運営補助
・会員向け通知物の作成・送付
・事務局問い合わせの対応
・例会含めたイベント企画関連の考案・文書物作成・管理
・ホームページ含む広告物の作成・管理
・その他団体関連サイトやツールの管理・投稿
・イベント開催時の録音・録画・編集の作成補助

４.個人情報の取り扱いについては、ホームページ掲載の「札幌で少人数室内楽演奏を中心に活動する会における個人情報保護方針」に従う。これに違反し当団体に損害が発生した場合、団体内の処分にとどまらず、札幌室内楽代表個人が被害届を出して法的な措置による制裁を求める可能性がある。

５.演奏会員と同様に例会の参加回数が正会員としての規定を満たさなかった場合や、運営に携わる人間としての模範的な行動に反する言動が見受けられると判断した場合、事務局は該当会員の会員種別強制変更、または強制退会の措置をとることができる。

1.登録団体について、任意団体、企業、サークル、同好会など、団体の種別は問わないものとする

2.最大10名まで登録することが可能とする

3.会員種別は「正会員」または「賛助会員」のみ選択ができ、「事務会員」は選択できない

4.一部登録者の入退会が発生した場合、事務局への直接連絡、または「会員登録情報変更」にて入力して変更情報を速やかに報告すること

5.新規入会時は登録申請後に年会費の支払いについての案内を受け、支払い完了後に事務局の承認を経て登録完了とする※2025年までは年会費徴収なし

6.登録団員の情報に変更が生じた場合は速やかに登録情報変更の申請を行うこと。団体に所属していない人物の名前が記載されていたり、登録情報に虚偽の内容が含まれていることが判明した場合、札幌室内楽事務局は該当団体の登録を取り消し、登録者全員を除名処分とする権限を有する

7.登録希望者は、登録前に所属団体の代表や運営事務といった関連部署からの承諾を得た上で申請を行うこと。札幌室内楽事務局は、団体の所在や活動状況、登録者の所属確認のために団体に直接問い合わせる権利を有し、必要に応じて任意調査を行う

札幌で少人数室内楽演奏を中心に活動する会における個人情報保護方針

1．個人情報の利用目的
個人情報は、以下の利用目的の達成に必要な範囲にのみ利用し、それ以外の目的には利用しません
・会員名簿の作成・登録
・登録会員へのイベント等各種案内やSNS・メールによる情報連携
・当団体の活動目的達成のために必要な事業計画のための調査・分析（承諾者のみ）
・登録会員や支援者による有益な商品・サービス情報の提供の案内

2．収集・保有する個人情報の種類
収集・保有する個人情報は、氏名、住所、生年月日、前項の利用目的を達成するために必要な個人情報です

3．個人情報収集の方法
個人情報を収集するにあたっては、個人情報保護法、その他関係法令等に照らし適正な方法によるものとします

4．個人情報の提供
当団体では、次の場合を除いて個人情報を外部に提供することはありません
・ご本人が同意されている場合
・法令に基づく場合
・業務の一部について、利用目的の達成に必要な範囲内で委託を行う場合
・その他個人情報保護法に基づき提供が認められている場合

5．個人情報の保護管理
個人情報は、正確かつ最新の内容を保つよう努め、 個人情報を保護するため組織的安全管理措置、人的安全管理措置、および技術的安全管理措置を講じ、 適宜見直します

6．個人情報の開示、訂正等のご請求
個人情報について開示、訂正等の依頼があった場合は、 請求者が本人であることを確認したうえで、 業務の適正な実施に著しい支障をきたす等特別な理由のない限り対応いたします

7．個人情報保護方針の見直し
本方針は、適切な個人情報保護を実施するため、環境の変化等を踏まえ、継続的に見直します

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